この記事に出てくる言葉
- 書体（フォント） … 文字の形。游ゴシック、メイリオ、MS明朝などがそれ
- 埋め込み … 書体のデータをファイルの中に入れること。相手のパソコンにその書体が無くても同じ形で出る
- サブセット … 書体の全部ではなく、その資料で使った文字の分だけを入れること
- ビットマップ … 画像のこと。文字を画像にすると形は保たれるが、文字としては扱えなくなる
- TrueType … 書体のファイル形式のひとつ。Windowsの書体の多くがこれ
結論：送る前に、できたPDFの書体一覧を見る
できたPDFを Adobe Acrobat Reader（PDFを読むための無料ソフト）で開きます。
［ファイル］→［プロパティ］（Ctrl＋D）→［フォント］タブ。
書体名のうしろに「（埋め込みサブセット）」または「（埋め込み）」と付いていれば、相手の画面でも同じ形で出ます。
何も付いていない行があれば、その書体は相手の画面で別の書体に入れ替わります。
似た形の書体に置き換わるので、スライドを見比べただけでは気づけません。
直すのは書き出し側です。
［ファイル］→［エクスポート］→［PDF/XPS ドキュメントの作成］→［PDF/XPS の作成］。
保存の画面の右下、［発行］ボタンの近くに［オプション］ボタンがあるので、そこで「フォントの埋め込みが不可能な場合はテキストをビットマップに変換する」にチェックを入れます。
埋め込めなかった文字を画像に変える設定なので、その部分はPDFで文字として選べなくなります。
文章をコピーして使ってほしい資料なら、チェックを入れずに下の3から進んでください。
これで直らないときは、下の順番で上から潰します。
もう送ったあとで気づいた場合も同じで、直したPDFを作り、［フォント］タブで確かめてから送り直します。
今回見たかぎり、この一覧はブラウザでPDFを開いた画面には見当たりませんでした。
直す順番
挙げられている直し方が記事ごとに違うのは、PDFの作り方・書き出しのオプション・書体そのものという別の段階を指しているからです。
前の段階から順に潰します。
1. 「印刷」からPDFを作っていないか
［ファイル］→［印刷］でプリンターの一覧から「Microsoft Print to PDF」などを選ぶ作り方は、トラブルが多いと書いている記事があります（relief.jp）。
［ファイル］→［エクスポート］→［PDF/XPS ドキュメントの作成］→［PDF/XPS の作成］に変えてください。
2. ［オプション］でビットマップ変換にチェック
保存の画面の右下、［発行］ボタンの近くに［オプション］ボタンがあります。
押すと小さい窓が開くので、その中の「フォントの埋め込みが不可能な場合はテキストをビットマップに変換する」にチェックを入れます。
埋め込めなかった文字を画像に変える設定なので、形は必ず保たれます。
代償があります。画像になった部分は、PDFの中で文字として選択できません（Document Studio）。文字ではなくなるので、コピーや検索の対象にもなりません。
見せるだけの資料なら問題ありません。文章をコピーして使ってほしいなら、チェックを入れず下の3以降で直してください。
3. ［最適化］が「最小サイズ」になっていないか
保存の画面に［最適化］という2択があります。
- 標準（オンライン発行および印刷）
- 最小サイズ（オンライン発行）
Microsoftの説明では、印刷するなら「標準」、メールに添付するなど容量を小さくしたいときは「最小サイズ」です。
「標準」になっているか確かめてください。
なお、Macの手順を書いた記事にある「印刷に最適化」はWindows版に出てきません。近いのがこの2択です。
4. ［オプション］の中のPDF/Aのチェック
同じ［オプション］の窓に「ISO 19005-1に準拠(PDF/A)」という項目があります。
ここは、入れると直るという話と、外すと直るという話の両方が出ています。
PDF/Aは長期保管のために決められたPDFの規格で、書体の埋め込みを必須にしています。
実際、チェックを入れたらシステムの書体が埋め込みサブセットとして入った、という記録があります（ぼちぼち書くブログ）。
一方でMicrosoftのQ&Aには、書体で困っているならここのチェックを外す、という回答も載っています。
両方を試して、［フォント］タブで結果を見比べるのが早いです。
1〜4は、設定を変えたら書き出し直して［フォント］タブを見る、の繰り返しです。
全部の行に「（埋め込みサブセット）」が付いた時点で終わりで、そこから先は読まなくて構いません。
5. パワポ側の埋め込み設定
［ファイル］→［オプション］→左の列から［保存］。
下のほうにある「このプレゼンテーションを共有するときに再現性を保つ」で、「ファイルにフォントを埋め込む」にチェックを入れます。
すぐ下に2択が出ます。
| 選択肢 | 中身 |
|---|---|
| プレゼンテーションで使用されている文字のみを埋め込む | 使った文字だけ。ファイルは軽い |
| すべての文字を埋め込む（他のユーザーが編集するのに最適） | 全部入れる。相手が文字を書き足せる |
順番を下げたのは、公式ページがこの設定とPDFの関係に触れているのが「オンライン変換」の場面だけだからです。
ただ、PDF対策としてこの設定を挙げている記事は複数あります（relief.jp、知恵袋の回答）。2〜4で直らなければ、ここも見てください。
代償はパワポ側に出ます。この設定を入れるとパワポのファイル自体が重くなり、日本語の書体では数MBから十数MB増えることがある、と書いている記事があります。
軽さとぶつかるのは、パワポのファイルをそのまま送るときです。
圧縮しても小さくならないなら、原因は画像ではありません。
切り分けはパワポが重くてメールで送れないときにあります。
| 送るもの | 相手にしてほしいこと | 埋め込み設定 | 容量 |
|---|---|---|---|
| 見る、印刷する | まずPDF側のオプションで直す | PDF側だけで直れば重くならない | |
| .pptx | そのまま画面に映してもらう | 使用されている文字のみを埋め込む | 数MB増える |
| .pptx | 中身を直してもらう | すべての文字を埋め込む | もっと増える |
6. 書体そのものが埋め込めない
Microsoftの公式ページによると、すべてのTrueTypeフォントを埋め込めるわけではありません。
書体を作った人が「埋め込み不可」「プレビュー／印刷」「編集可能」「インストール可能」といった設定をできる、という説明です。
つまり、設定をどういじっても入らない書体があります。無料で配られている書体や、デザイン用に買った書体で起きやすいところです。
この場合は書体を変えるしかありません。
［ホーム］タブ→［編集］グループ→［置換］の横にある矢印→［フォントの置換］。
置き換え前の書体と、置き換え後の書体を選んで［置換］を押すと、資料の中の全部が入れ替わります。
この操作は資料全体に一度に効き、1枚だけ試すことができません。
先にファイルを別名で保存してから押してください。
文字の幅が変わるので、行の折り返しや文字のはみ出しが起きていないかを全ページ見る必要があります。
書体を変えたら、もう一度PDFにして［フォント］タブを見てください。
直らないとき
ファイルの種類が古い形式になっている
ファイルの種類が「PowerPoint 97-2003 プレゼンテーション（.ppt）」だと、制限のかかった書体は埋め込まれません。
Microsoftのサポート記事の手順は、保存し直して終わりではありません。警告が出なくなるまで繰り返す形です。
この手順は、その資料を作ったパソコンで行います（公式）。
- その資料をPowerPointで開きます
- ［ファイル］→［名前を付けて保存］→ファイルの種類の一覧から「PowerPoint プレゼンテーション」を選んで保存します
- 上の「5. パワポ側の埋め込み設定」のとおり「ファイルにフォントを埋め込む」にチェックを入れ、［OK］を押して保存し直します
- 埋め込みフォントの警告が出ずに保存できるようになるまで、2〜3を繰り返します
警告は、埋め込めない書体がまだ残っているという合図です。
その書体を上の「6. 書体そのものが埋め込めない」の［フォントの置換］で入れ替えて、もう一度保存します。
公式が挙げている原因は形式そのものではなく、使った書体が制限されたものだったか、埋め込めないものだったことです。
Wordでは変わらないのに、PowerPointでは変わる
同じパソコンでも、Wordから作ったPDFは書体が変わらないのに、PowerPointから作ったPDFだけ変わることがあります（Yahoo!知恵袋・2024年9月）。
今回調べた範囲では、この違いを説明した記事は見つかりませんでした。原因は分からなくても、切り分けはできます。
- 崩れているスライドの文字をコピーして、Wordの新しい文書に貼る
- その文字に、パワポで使っているのと同じ書体を指定する
- Wordで［ファイル］→［エクスポート］→［PDF/XPS ドキュメントの作成］
- できたPDFを開いて［ファイル］→［プロパティ］→［フォント］タブを見る
Wordからでも「（埋め込みサブセット）」が付かないなら、書体そのものの問題です。上の6に進んでください。
Wordからなら付くなら、PowerPointの書き出し方の問題です。上の1から5を順に見てください。
確認した範囲
- Windows版のPowerPointを前提に書きました。Mac版は選択肢の名前が違います
- 画面の項目名はバージョンによって少し変わります。似た言い回しの項目を探してください
- 個別の書体に埋め込みが許可されているかどうかは調べていません
- 置き換え先に向く書体（Windowsに最初から入っているものなど）も調べていません
- 古い形式（.ppt）の話で引いたMicrosoftの記事は、PowerPoint 2007／2010を対象にした保管記事です
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