パワポが重くてメールで送れないとき｜画像を圧縮しても減らない場合

この記事に出てくる言葉

• ppi … 画像のきめ細かさを表す単位。数字が小さいほど粗くなる代わりに軽くなる
• 埋め込み … 書体や表のデータを、パワポのファイルの中に一緒に入れて持ち歩くこと

結論：減らないなら、圧縮が効いていないか、犯人が画像以外か

「図の圧縮」を一番低い解像度でかけても減らないなら、圧縮が効いていないか、容量を食っているものが画像以外かのどちらかです。

相手が見るだけなら、PDFにして送るのが一番早く終わります。
押す場所は次の節にあります。
中身を直してもらう相手には使えないので、その場合は下の切り分けへ進んでください。

減る量は原因で桁が変わります。
画像なら8〜9割、書体の埋め込みなら数百KBから数十MB、動画なら数十MBから数百MBです。

相手が見るだけなら、PDFにして送る

パワポのファイルが重いままでも、送るのはPDFなので関係ありません。

中身を直してもらう相手には使えません。
アニメーションや動画を見せたい場合も、PDFでは動きません。
当てはまるなら、この節を飛ばして下の「手順」へ。

［ファイル］→［エクスポート］→［PDF/XPS ドキュメントの作成］→［PDF/XPS の作成］。
保存の画面に［最適化］という2択があります。

• 標準（オンライン発行および印刷）
• 最小サイズ（オンライン発行）

［最小サイズ（オンライン発行）］を選ぶとPDFは軽くなります。
ただし書体が入れ替わることがあり、その直し方としてここを［標準（オンライン発行および印刷）］に設定するよう案内している回答があります（Microsoft Q&A）。
［最小サイズ］を選んだら、できたPDFで書体が入れ替わっていないかを必ず確かめてください。
確かめ方と直し方は、パワポをPDFにすると文字が別の書体になるに書いてあります。
確かめられないなら、［標準（オンライン発行および印刷）］のままにします。

写真はPDFの中にも残るので、どこまで小さくなるかは作ってみるまで分かりません。
何MBになるかの数字は、今回見た範囲では見つかりませんでした。

できたPDFを右クリック→［プロパティ］→［全般］タブの「サイズ」で大きさを読みます。
収まっていれば、この記事の残りは読まずに済みます。

手順

どれも元に戻せない操作を含みます。上のコピーで進めてください。

1. 動画・音声を圧縮する

［ファイル］→［情報］→［メディアの圧縮］。
このボタンは、動画や音声を入れたファイルにだけ出ます（Microsoft、初心者のためのOffice講座）。

圧縮すると、メディアの品質に影響が出る場合があります。
［元に戻す］ボタンで戻せますが、戻せるのは前回の圧縮の分だけです。

押すと品質の選択肢が出ます。
新しいバージョンでは［フル HD（1080p）］［HD（720p）］［標準（480p）］の3つです。
メールに添付したいなら［標準（480p）］を選びます。

選んだ時点で圧縮が始まり、終わると節約できた容量が画面に出ます。
そこに数字が出ていれば、動画が原因だったということです。

2. 画像をまとめて圧縮し直す

画像を1枚クリックすると、リボン（画面上部のボタンの帯）に［図の形式］タブが出ます。
［調整］グループの［図の圧縮］を押します。
バージョンによっては［書式］タブという名前です。

開いた窓の「この画像だけに適用する」のチェックを外します。
外したら、下の表で解像度を選んで［OK］、そのあと上書き保存します。

相手にしてほしいこと	選ぶもの
メールで送って画面で見てもらう	電子メール用（96 ppi）
会議室のスクリーンに映す	Web（150 ppi）
印刷して配る	印刷用（220 ppi）以上

約62.7MBのファイルが、Web（150 ppi）で約4.9MB、電子メール用（96 ppi）で約1.4MBになった記録があります（へるぱそねっと）。

上書き保存したあとは、落とした画質を元に戻せません。
印刷して配る予定があるなら、96 ppiまでは落とさないでください。

会議室で映すなら発表者用のメモがスクリーンに映るときも見ます。
先に作ったコピーを残しておけば、そちらから作り直せます。

ここまでやっても減らないなら、理由は次のどれかです。

減らない理由	どうするか
元の画像がもともと粗い	それ以上小さくできない。選べる項目も限られる（プラウド）
画像がイラスト形式（EMF・WMF）で入っている	圧縮の対象外。PNGやJPEGにして貼り直す（マネーフォワード クラウド）
圧縮しない設定になっている	［ファイル］→［オプション］→［詳細設定］の「イメージのサイズと画質」で「ファイル内のイメージを圧縮しない」のチェックを外す（Microsoft）

3. 写真に隠れているデータを捨てる

［図の圧縮］の窓の中に「図のトリミング部分を削除する」があります。
ここにチェックを入れてから［OK］。
押したあとは、切った部分を戻せません。
あとで構図を調整する予定があるなら、ここは触らないでください。

明るさや色を調整した画像の控えも残ります。
［ファイル］→［オプション］→［詳細設定］→「イメージのサイズと画質」の「編集データを破棄する」にチェック。
Microsoftのサポートページが容量削減の手として挙げていますが、破棄すると編集前の状態に戻せなくなります。

4. 貼り付けたExcelを図に変える

大きなExcelファイルを使うとサイズが大きくなる、とMicrosoftのサポートページにあります。
見えている範囲だけでなくブックが丸ごと入るからです（TschoolBANK）。

先にExcelで同じ範囲をコピー。
スライド上の表やグラフを1回クリックして選び、Deleteキーで消します。
パワポで右クリック→貼り付けのオプションから［図］。

図にすると、パワポ側で数字を直せなくなります。
数字がまだ動くなら、この手は使えません。

5. 書体の埋め込みは、送り方で答えが変わる

［ファイル］→［オプション］→［保存］。
「このプレゼンテーションを共有するときに再現性を保つ」の下に「ファイルにフォントを埋め込む」があります。

ここを外せば軽くなります。
ただし、相手のパソコンにその書体が入っていないと、別の書体に入れ替わります。
相手のパソコンの中身は確かめようがないので、入っていない側で考えます。

送るもの	相手にしてほしいこと	この設定
PDF	見る・印刷する	まずPDF側で書体を守る。守れていれば外してよい
.pptx（パワポのファイルそのもの）	そのまま画面に映してもらう	外さない。「プレゼンテーションで使用されている文字のみを埋め込む」を選ぶ
.pptx	中身を直してもらう	外さない。「すべての文字を埋め込む」が要る。いちばん重い

PDFで送るなら、書体が守れたかどうかはパワポをPDFにすると文字が別の書体になるの［フォント］タブで確かめられます。
確かめてから外してください。

.pptx のまま送るとき、相手の画面での見た目を送る前に確かめる方法は、今回見た範囲では見当たりませんでした。
自分のパソコンには書体が入っているため、自分の画面では崩れないからです。

増える量は、数百KB〜数MB（マネーフォワード クラウド）から12個の書体で58MB（Qiita）まで開きます。

ファイルを小さくする以外の手

上限の目安は、Outlook.comやGmailなどのアカウントで20MB、会社が用意するExchangeでは既定10MBとMicrosoftのサポートページにあります。
メールに載せるとデータが約1.33倍に膨らむため、実際に添付できるのはこれより小さいファイルです（Sky Tech Blog）。
社内あてなら、情報システムの担当に上限を聞くのが早いです。

ZIPにまとめても、ほとんど小さくなりません。
.pptxはもともと中身をZIPで固めた形式だからです。
1.49MBのファイルをZIPにして1.43MBにしかならなかった記録があります（まるおかディジタル）。

残るのは、ファイルを置いてリンクを送る形です。
Microsoftも、上限を超えたらOneDrive（オンラインの置き場）などに置き、そのリンクをメールに貼るよう案内しています。
相手にパワポのまま中身を直してほしい場合は、これが現実的です。

確認した範囲

• Windows版を前提に書きました。押す場所と数字は、Windows版の画面の話です
• 手順1の［メディアの圧縮］はMac版とブラウザ版では使えません。Macでは手順1が成り立ちません
• Mac版の画像の圧縮は［ファイル］メニューから選ぶ形で、ブラウザ版では使えないとMicrosoftのサポートページにあります
• ［元に戻す］が前回の1回より前までさかのぼれるか、「ファイル内のイメージを圧縮しない」の初期値は、今回見たページには書かれていませんでした
• 添付できる上限は契約や社内の設定で変わります。数値はMicrosoftのサポートページに書かれている既定値です