Excelの表をAIに読ませる・AIの表をExcelに戻す｜崩れるときの直し方

この記事に出てくる言葉

タブ区切り … 値と値のあいだを、Tabキーで入る空きで区切った文字。Excelはこの空きを見て列に分けます
区切り位置 … Excelの機能。セルに入っている文字を、指定した文字のところで複数の列に分けます
添付 … 入力欄にファイルそのものを付けて送ること。アップロードとも呼ばれます

結論：どちらの向きで困っているかで、直す場所が違う
AIが出した表が、Excelで1つのセルに入るとき
1. それでも1つのセルに入るとき
2. 変なところで列に分かれるとき
番号や日付が変わってしまったとき
表をAIに渡す3つの道
1. 貼ったのに画像として付いたとき
2. ファイルとして添付するとき
「有料版でないと扱えない」は、いまの話ではない
確認範囲

結論：どちらの向きで困っているかで、直す場所が違う

今すぐやること

AIが出した表を、Excelに貼ったら1行が1つのセルに入ったとき

AIに続けてこの1文を送ります。

同じ表を、値と値のあいだをタブで区切った文字だけで出し直してください。
縦棒や罫線は付けないでください。

タブは、キーボードの Tab キーで入る空きのことです。

返ってきた文をコピーし、Excelで左上にしたいセルをクリックして貼ります。
これで列に分かれます。

貼ったら、番号やコードの列を見てください。
先頭の0が消えていたり、日付に変わっていたら、Ctrl と Z を押して戻し、下の「番号の列を、番号のまま入れる」へ進みます。
分かれなければ、下の「それでも1つのセルに入るとき」へ進みます。

Excelの表をAIに渡したいとき

送る前に、その表を社外に出してよいかを確かめてください。
送信すると取り消せません。
会社の決まりがあるなら、それが先です。

そのうえで、セルを選んでコピーし、AIの入力欄では Ctrl と Shift と V を一緒に押して貼ります。
これで文字として入ります。
ふつうの貼り付けだと、画像として付いてしまうことがあります。

いま起きていること	向き	進む先
貼ったら、1行がまるごと1つのセルに入った	AIからExcelへ	1つのセルに入るとき
貼ったら、逆に文が変なところで列に分かれた	AIからExcelへ	変なところで列に分かれるとき
「0031」が「31」に、「1-2」が日付になった	AIからExcelへ	番号や日付が変わってしまったとき
コピーして貼ったら、画像として付いた	ExcelからAIへ	表をAIに渡す3つの道
表が大きい、シートが何枚もある	ExcelからAIへ	表をAIに渡す3つの道

AIが出した表が、Excelで1つのセルに入るとき

チャットの画面に見えている表は、Excelの表とは別のものです。
多くは縦棒（|）とハイフンで組み立てた、ただの文字です。
Excelはこの縦棒を列の切れ目として読まないので、1行がまるごと1つのセルに入ります。

渡し方は2つあります。

1つは、画面に出ている表をドラッグして選び、コピーして貼る方法です。
これで列に分かれることがあります。
ただし背景色や罫線まで一緒に入るので、あとでそろえ直す手間が残ります。

もう1つが、結論の箱にあるタブ区切りで出し直してもらう方法です。
文字だけが入るので、書式を直す作業がありません。

コンマ区切りは勧めません。
金額や住所にコンマが入っていると、そこでも切れて列がずれます。

それでも1つのセルに入るとき

Excelは、貼り付けた文字を列に分けるかどうかを、［区切り位置］で最後に使った設定で決めています。
［区切り位置］は、セルに入っている文字を複数の列に分ける機能です。
その設定でタブのチェックが外れていると、タブ区切りを貼っても分かれません。

もう1つ、貼り付ける文字に書式が付いていると分かれません。
AIの画面からタブ区切りの文をコピーすると、見た目の情報も一緒に付いてくることがあります。
いったんメモ帳に貼って、そこからコピーし直すと書式が落ちます。

タブのチェックは、次の手順で戻せます。

区切りの設定を戻す

⚠️ 表が入っているセルを選んだまま実行しないでください。
選んだセルの中身がその場で入力し直され、先頭が0の番号は0が消えます。

何も入っていないセルを1つクリックし、x と打って Enter を押します
いま x を入れたセルを、もう一度クリックします
［データ］タブ →［区切り位置］を押します
1枚目は［コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ］を選び、［次へ］
2枚目は［タブ］にだけチェックを入れ、［セミコロン］［コンマ］［スペース］［その他］のチェックを外して［次へ］
3枚目はそのまま［完了］
x を入れたセルを消します

このあとで、タブ区切りの文をもう一度貼ります。

Excelをいったん終了して開き直しても戻ることがあります。
ただし、これで戻るかどうかは環境によって違うようなので、上の手順のほうが確実です。

変なところで列に分かれるとき

同じ設定が逆に働いています。
前に［区切り位置］でコンマやスペースを使っていると、その文字を含む文を貼っただけで、そこで列が分かれます。
住所や備考の欄が途中で切れるのはこれです。

戻し方は上の手順と同じです。

番号や日付が変わってしまったとき

「0031」が「31」に、「1-2」が日付に変わることがあります。
Excelが、貼られた文字を数値や日付として読み直すためです。

貼ったら、番号やコードの列を必ず見てください。
保存して閉じたあとでは、元がどうだったか分かりません。

変わっていたら、その場で Ctrl と Z を押して戻します。
そのうえで、いったん1つのセルに入る形で貼り、あとから［区切り位置］で分けます。
分けるときにだけ、列ごとの扱いを自分で指定できるからです。

番号の列を、番号のまま入れる

⚠️ 分かれた分だけ右へ広がります。右に別の表があるなら、何も無い場所に貼ってください。

先に、上の「区切りの設定を戻す」の手順を、5番で［タブ］のチェックも外して実行します。
これで、貼り付けた文字が1行ごとに1つのセルへ入るようになります。

タブ区切りの文をコピーし、左上にしたいセルをクリックして貼ります
貼り付けた範囲を縦にドラッグして選びます。その列に他のデータが無ければ、列の見出し（A、B などの文字）をクリックでも構いません
［データ］タブ →［区切り位置］を押します
1枚目は［コンマやタブなどの区切り文字によってフィールドごとに区切られたデータ］を選び、［次へ］
2枚目は［タブ］にだけチェックを入れて［次へ］
3枚目に、分かれたあとの見本が出ます。番号やコードの列を見本の中でクリックしてから、［列のデータ形式］の［文字列］を選びます
そういう列が複数あるなら、6をその数だけ繰り返します
［表示先］が、いま選んだ範囲の左上になっているのを確かめて［完了］。「ここには既にデータがあります」と聞かれたら、右のデータが消えるので［キャンセル］を押します

［表示先］が別の場所になっていると、そこにあるデータが上書きされます。

同じ壊れ方は、CSVをExcelで開いたときにも起きます。
どの対策が効いてどれが効かないかは、CSVをExcelで開くと0が消える・日付になるにまとめています。

表をAIに渡す3つの道

渡す前に決めること

⛔ 会社の表なら、社内の決まりを先に確かめてください。
送信したものは取り消せません。

名前・連絡先・取引先名・口座番号などの列は、渡す前にExcelの側で消します。AIに消させないでください。渡した時点で外に出ています
中身を渡さずに済ませる道があります。見出しの行と、自分で作った数行だけを渡して、式や手順のほうを教えてもらいます。実際のデータはExcelの中だけで動かします
送った内容は、設定によっては学習に使われます
ChatGPTなら、プロフィールアイコン →［設定］→［データコントロール］でオフにできます。項目の名前は「すべての人のためにモデルを改善する」です
オフにしても、すでに送ったものは戻りません
もう送ってしまったときは、消す前に社内の決まりに従って報告してください。先に消すと、何を送ったのかが追えなくなります

渡し方	向いている場面	気をつけること
セルをコピーして入力欄に貼る	数十行から数百行くらいの、1つの表	画像として付くことがある
ファイルとして添付する	何千行もある表、シートが何枚もあるブック	添付には、会話とは別枠の上限がある
画面を写した画像を渡す	手元にファイルが無く、画面しか見られないとき	読み取られた数字が合っているかを自分で確かめる

貼ったのに画像として付いたとき

Excelからのコピーは、文字だけでなく見た目の情報も一緒に運びます。
貼った先が見た目のほうを受け取ると、画像になります。

送信する前に入力欄を見てください。
小さな画像の絵が付いていたら、それは画像として送られます。

直し方は結論の箱にあります。
それでも画像になるときは、いったんメモ帳に貼ります。
メモ帳のほうで選び直してコピーし、それをAIの入力欄に貼ります。

すでに画像が付いてしまったときは、送らずに外します。
外し方が分からなければ、新しい会話を開けば入力欄は空になります。

ファイルとして添付するとき

ExcelやWordのファイルからは、文字だけが取り出されます。
シートに貼り込んだ画像や、画像として貼り付けた表は読まれません。
そこだけは、画像そのものを別に添付する必要があります。

「有料版でないと扱えない」は、いまの話ではない

検索すると、Excelの表を分析させるには有料版が要る、という答えが今も出てきます。
2023年ごろに書かれたものが多く、いまの区切りは別のところにあります。

文字として貼るだけなら、ふつうの会話と同じ扱いです。
ここに回数の上限は決められていません。
不正利用を防ぐための安全対策が適用される、と書かれています。

ファイルの添付は、無料のプランでも使えます。
ただし添付とデータの分析には、会話とは別枠の上限があります。
ChatGPTの無料の利用者は、1日に3つのファイルまでです。

有料に変えて増えるのは、添付できる回数と、混み合うときの余裕です。
表を扱えるかどうかではありません。

やりたいこと	無料のままでいけるか
数百行の表を1つ見てもらう	貼るだけでいける。添付の上限に当たらない
何千行もあるブックを丸ごと見てもらう	添付が要る。1日3つまで
1日に何冊ものブックを見てもらう	4冊目で止まる。いつ戻るかの時刻は公表されていない
1つのファイルがおよそ50MBを超える	有料にしても同じ上限。ファイルを分けるしかない

上限に達したときの画面の読み方は、AIが「制限に達しました」と出たときにまとめています。