この記事に出てくる言葉
- 印刷プレビュー … 紙に出す前の仕上がりを、画面で見る表示
- 拡大縮小 … 印刷のときだけ表全体を小さく見せる設定。セルの中身は変わらない
- 印刷範囲 … 「ここだけを印刷する」とシートに覚えさせておく設定
- 改ページ … ページの切れ目。Excelが自動で入れるものと、手で入れたものがある
結論：2ページ目に何が出ているかで、直し方が決まる
今すぐやること
- Ctrl と P を押します。印刷の画面が開きます。
- 右側にプレビューが出ます。その下に「1 / 3」のようにページ数があるので、横の矢印で2ページ目を見ます。
- 2ページ目に出ているのが右側の列なら、横にはみ出しています。左側に設定が縦に並んでいるので、そのいちばん下にある拡大縮小の欄を押し、［すべての列を1ページに印刷］を選びます。
右端の列まで1枚に入れば、ここで終わりです。
［シートを1ページに印刷］は選ばないでください。
縦にも縮むので、行数の多い表では文字が読めない大きさになります。
拡大縮小の設定は、同じ場所で［拡大縮小なし］を選べば元に戻ります。
2ページ目が無かったとき、あるいは出ていたものが右側の列でなかったときは、原因が別にあります。
| プレビューで見えたこと | 起きていること | 進む先 |
|---|---|---|
| 2ページ目に続きの行が出ている。列は全部入っている | 縦に長いだけで、横の問題ではない | 縦に長いだけのとき |
| 最後のページまで送っても、右の列が出てこない | その列が印刷の対象から外れている | 印刷されていない列があるとき |
| ページ数が何十枚・何百枚になっている | 表の外まで印刷しようとしている | 枚数が異常に多いとき |
| 画面では入っているのに、紙にすると切れる | 書体が別のものに置き換わっている | 紙に出したときだけ切れるとき |
縦に長いだけのとき：1枚に押し込まない
列は全部入っていて、行だけが次のページに続いている状態です。
これは設定の誤りではありません。
紙に入る行数を超えているだけです。
［すべての行を1ページに印刷］と［シートを1ページに印刷］は、この状態で選ぶと縦に縮みます。
200行の名簿を1枚に入れようとすれば、文字はその分だけ小さくなります。
どこまで縮んだかは数字で確かめられます。
［ページレイアウト］タブの［拡大縮小印刷］の中に［拡大/縮小］という欄があり、そこに倍率が出ます。
この数字が小さくなっているときは、縮める以外の手を先に試したほうが、読める紙になります。
| やりたいこと | 押す場所 |
|---|---|
| 2枚目以降にも見出しの行を出す | ［ページレイアウト］タブ →［印刷タイトル］→［シート］タブの［タイトル行］の欄をクリック → 見出しの行番号をクリック →［OK］ |
| 1枚に入る行を少し増やす | 印刷の画面の余白の欄 →［狭い］ |
| 何枚に収めるかを自分で決める | ［ページレイアウト］タブ →［拡大縮小印刷］の［縦］→ 2ページなど、いまより少ない枚数を選ぶ |
［タイトル行］の欄が薄くて押せないときは、「印刷タイトル」がグレーで押せないとき を見てください。
見出しの行を各ページに出す設定は、枚数を減らしません。
それでも、2枚目から先が何の列なのか分からない紙は無くなります。
印刷されていない列があるとき：まず改ページプレビューで見る
ページを最後まで送っても右の列が出てこないなら、縮小をどれだけかけても出てきません。
その列が、印刷の対象から外れています。
［表示］タブの［改ページプレビュー］を押します。
印刷される部分だけが白く残り、外はグレーになります。
白い部分を囲む青い実線が印刷範囲の外枠で、中にある青い点線は、紙の大きさから自動で決まった切れ目です。
青い線はドラッグして動かせます。
ただし、最初の箱で［すべての列を1ページに印刷］を選んでいると、線を動かしても印刷の結果に反映されません。
線で調整したいときは、印刷の画面で［拡大縮小なし］に戻してから動かしてください。
複数のシートをまとめて選んでいるときは、線そのものが動きません。
切れている列がグレーの側にあるとき
印刷範囲が設定されています。
青い実線を右へドラッグして、必要な列まで含めます。
範囲そのものを無くすなら、［ページレイアウト］タブ →［印刷範囲］→［印刷範囲のクリア］です。
このシートに作ってある印刷範囲は、離れた場所のものも含めて全部消えます。
ほかの場所も印刷範囲にしてあるなら、実線をドラッグするほうを選んでください。
グレーになっていないのに出てこないとき
列が非表示になっています。
列番号を左から追うと、B の次が D のように飛んでいます。
飛んでいる両隣の列番号をまたいでドラッグし、右クリックして［再表示］を押します。
列と列の間に二重の線が見えていれば、そこが隠れている場所です。
どちらでもないとき
印刷の画面の設定のいちばん上を見ます。
［選択した部分を印刷］になっていると、選んでいたところしか出ません。
［作業中のシートを印刷］に戻します。
標準の画面に戻すには、［表示］タブの［標準］を押します。
枚数が異常に多いとき：よくある順に3つ
数十枚から数百枚になり、開くとほとんどが白紙という状態です。
原因はおおむね次の3つです。
1. 印刷範囲が飛び飛びに設定されている
Ctrl を押しながらあちこちを選んで印刷範囲にすると、範囲ごとに別のページとして印刷されます。
セルを1つずつ選んでいれば、その数だけページができます。
消し方と、消えてしまう範囲についての注意は、上の「印刷されていない列があるとき」にあります。
2. 手で入れた改ページが大量に残っている
［ページレイアウト］タブ →［改ページ］→［すべての改ページを解除］を押します。
消えるのは手で入れたものだけです。
Excelが自動で入れた切れ目は消せないので、これで枚数が変わらないなら原因は別にあります。
3. 表の外の遠いセルに、中身や書式が残っている
Ctrl と End を押すと、Excelが「最後」と見ているセルへ飛びます。
表よりずっと下や右に飛んだなら、これが原因のことがあります。
白い文字のセルや、書式だけが残ったセルでも、そこまでが印刷の対象になります。
表の外に図形が置かれている場合は、この手順では消えません。
図形は Ctrl と End の飛び先も変えないので、飛んだ先が表の右下でも残っていることがあります。
［ホーム］タブの［検索と選択］から［オブジェクトの選択と表示］を開くと、シートにある図形が一覧で出ます。
遠いセルを片づける
⚠️ この手順は中身を消します。保存したあとは戻せません。
先に［ファイル］→［名前を付けて保存］でコピーを作ってください。
- Ctrl と End を押し、飛んだ先の行番号と列番号を控えます
- 表の下の最初の空の行の行番号をクリックし、Ctrl と Shift と ↓ を押します
- 選択が途中で止まったら、もう一度同じキーを押します
- 選ばれた中に、表そのものの行や文字が入っていないかを見ます
- ［ホーム］タブの［クリア］から［すべてクリア］を押します。消しすぎたら Ctrl と Z で戻します
- 表の右の最初の空の列でも、2から5を同じようにやります（列番号をクリックして、Ctrl と Shift と →）
- 消しすぎがないことを確かめてから、上書き保存して、いったんファイルを閉じます
開き直して Ctrl と End を押し、表の右下に飛べば片づいています。
紙に出したときだけ切れるとき
画面のプレビューでは入っているのに、紙では右が切れることがあります。
使っている書体をプリンターが持っていないと、別の書体に置き換わり、文字の幅が変わるためです。
表全体を選び、［ホーム］タブのフォントの欄で書体を変えて、もう一度紙に出してみてください。
変えたほうで切れなくなれば、元の書体が原因です。
確認範囲
- Windows版のExcelの話です。Mac版とブラウザ版は、画面の並びが違います
- ボタンの名前は、リボンにタブが並んでいる版のものです。古い版では名前が違うことがあります
- 拡大縮小と印刷範囲の設定を変えても、セルの中身は変わりません
- プリンター側の設定（用紙の大きさ、プリンター自身の縮小機能）は扱っていません
コメント